Integritetspolicy gällande behandling av personuppgifter

Senaste uppdatering: 2021-07-12

Om denna policy

Syftet med denna informationstext är att förklara hur vi, Alminia AB (Alminia, ”vi”, ”oss” eller ”vår”), är personuppgiftsansvariga och hur vi behandlar information som på något sätt kan identifiera dig, så kallad Personidentifierande information (PII). Vi vill även upplysa dig om de rättigheter du har och de skyldigheter vi har, gentemot dig. Denna text vänder sig till dig som:

  • Är kund
  • Har varit kund hos oss, avtalet har ej förnyats och våra tjänster brukas inte längre
  • Är arbetssökande hos oss
  • Är anställd, detta gäller både nuvarande och tidigare medarbetare
  • Har använt vårt kontaktformulär och ingår i marknadsföringssatsningar
  • På annat sätt kommunicerar med oss via vår kundtjänst, via e-post, telefon, sms, eller brev

För oss är det viktigt att värna om din integritet och identitet samt att följa dataskyddsförordningen, även kallad GDPR. Vi vill därför informera dig om hur vi behandlar din information, vilka skyldigheter vi har samt vilka rättigheter du har. Har du frågor om detta är du välkommen att kontakta oss på info@alminia.se.

Vad är personidentifierande information?

Detta är all information som på något sätt, enskilt eller tillsammans med annan information kan identifiera dig som person. Exempel på enskild information är en bild, personnummer, och passnummer. Exempel på information som behöver stå i kombination med annan information är ditt namn tillsammans med arbetsplats eller namn tillsammans med adress.

Vad lagrar vi för information om dig, varför, och hur länge?

Vår behandling av PII bygger främst på att vi har en rättslig förpliktelse eller ingått ett avtal med dig. Antingen är det avtalet aktivt eller avslutat. Vi drivs alltså av vårt intresse att fullborda vår sida av rättsliga förpliktelser, aktiva avtal samt eventuell kommunikation rörande avtal som ej är aktiva längre. Det är alltid vårt intresse att skydda din information och integritet men även att öka vår kvalitet på de tjänster vi utför och att uppfylla lagliga krav. Detta gör att viss information måste sparas enligt diskrimineringslagen, annan måste sparas för att vi ska upprätthålla våra tjänster gentemot dig.

Vi har valt att, för denna publikation, dela in denna information i sex kategorier.

  1. Kunder – alla tjänster
    För Kunder gäller att vi behandlar den PII som krävs för att fullfölja ett uppdrag, bedriva vård och omsorg, dokumentera vår insats samt fakturera och administrera tjänsten. Detta görs med det lagliga stödet i form av rättslig grund att kunna föra journal och fullgöra ett allmänt intresse (exempelvis Socialtjänstlag och LSS)
  2. Arbetssökande
    För Arbetssökande gäller att vi samlar in den PII som behövs för att förbereda och fullfölja anställningsprocessen, samt uppfylla de regler som finns kring tillhandahållande av uppgift om meriter enligt diskrimineringslagen. Det innebär att det finns en rättslig grund på intresseavvägning och rättslig förpliktelse.
  3. Anställda
    För anställda behandlar vi PII som krävs för att ingå i avtal, driva aktuell tjänst samt erbjuda den nivå av service och support som önskas. Detta görs med det lagliga stödet i form av att ingå avtal samt intresseavvägning. Det ligger i vårt gemensamma intresse att hantera ärenden och eventuella förändringar i er tjänsteportfölj. Lagringstiden är begränsad till avtalets längd, Alminias allmänna villkor och den tid som kan krävas av andra lagliga förpliktelser.
  4. Marknadsföring
    För Marknadsföring samlar vi in information enligt intresseavvägning för att förbättra upplevelsen och kundkontakten. Det kan handla om att vi sparar telefonnummer och namn inför telefonsamtal till potentiella kunder.
  5. Affärskontakter
    För Affärskontakter gäller det lagliga stödet för att teckna avtal och andra rättsliga förpliktelser.
  6. Myndighetskontakter
    Kontaktpersoner hos myndigheter såsom kommun och Försäkringskassan. För behandling av personuppgifter gäller den rättsliga grunden Intresseavvägning.

Dina personuppgifter sparas bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste spara dem enligt lag (rättslig förpliktelse). Nedan har vi listat några exempel på hur länge vi sparar dina personuppgifter.

  • Personakter sparas i 2 år från sista anteckningsdag efter kund blivit utskriven.
  • Känsliga personuppgifter som uppgifter om sjukfrånvaro eller hälsotillstånd sparas som utgångspunkt inte längre än tre år.
  • Ditt e-postkonto samt uppgifter om dig som anställd på våra hemsidor respektive intranät raderas efter två månader från att din anställning upphört.
  • Har du sökt en ny tjänst inom Alminia AB sparar vi ditt CV, intervjuanteckningar och uppgifter från referenser. Sådan information sparas i två år efter att tjänsten tillsattes om du fått arbetsintervju eller erbjudits tjänsten, enligt krav i diskrimineringslagen.
  • Vi sparar vissa begränsade uppgifter om dig såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, anställningstid samt uppgift om hur anställningen avslutades efter att anställning har upphört för att vi ska kunna fullgöra åtaganden såsom pensionsavsättningar och för att kunna lämna tjänstgöringsintyg och referenser.

Personuppgifter som behandlas av Alminia AB

Vår behandling av personuppgifter utgörs bland annat av namn, telefonnummer, e-postadress, post- och besöksadress, personnummer, CV och personligt brev. På grund av verksamhetens uppdrag kan vi även komma att behandla känsliga uppgifter som hälsouppgifter, sjukdom och bankkonton.

De personuppgifter vi behandlar om dig kan komma att delas med andra aktörer, exempelvis försäkringsbolag, Skatteverket och aktörer vi tecknat avtal med för personuppgiftsbehandling, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU/EES.

Cookie-filer

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.

Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig cookie för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna cookie innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Inbäddat innehåll från andra webbplatser

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.

Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

Dina rättigheter

Med den nya dataskyddsförordningen får du som individ vissa rättigheter gentemot oss som behandlar dina uppgifter. För att utöva dessa rättigheter behöver du skicka in en förfrågan till oss där du måste kunna styrka din identitet. När din identitet är styrkt kan vi hjälpa dig med din förfrågan.

Dina rättigheter gällande den information vi behandlar om dig inkluderar:

  • Rätt till information
  • Rätt till tillgång
  • Rätt till rättelse
  • Rätt till radering
  • Rätt till begränsning av behandling
  • Rätt att göra invändningar
  • Rätt till dataportabilitet

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten. Om du önskar information eller borttagning enligt tidigare punkter kan du kontakta oss på info@alminia.se.